İşbu Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“ Kanun”) uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla, Mansuroğlu Mahallesi 1593/1 Sokak Gültekinler Sitesi No:3 Kat:6 Daire:15 adresinde faaliyet gösteren Uluhan Avukatlık Bürosu (“ULUHAN”) (Tel: 0232 486 41 43) tarafından veri sahiplerinden temin edilen kişisel verilerin ve özel nitelikli kişisel verilerin, işlenmesinin usul ve esaslara ilişkin olarak veri sahiplerinin aydınlatılması amacı ile düzenlenmiştir.
TANIMLAR
|
Açık Rıza |
Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza |
|
Kişisel Veri |
Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi |
|
Kişisel Verilerin İşlenmesi |
Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem |
|
Özel Nitelikli Kişisel Veri |
Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler |
|
Veri Sahibi |
Kişisel verisi işlenen gerçek kişi |
|
Veri Sorumlusu (Uluhan) |
Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri (veri kayıt sistemi) yöneten gerçek veya tüzel kişi. |
1) Veri Sorumlusu Hakkında
Web sitesi üzerinden temin edilen kişisel verileriniz ve iş başvurusu esnasında tarafımızla paylaşmış olduğunuz özel nitelikli kişisel veriler kapsamına giren verileriniz, Kanun kapsamında aşağıda belirtilen kapsam ve amaçlar ile ULUHAN tarafından işlenebilecektir. Kanun kapsamında Uluhan Hukuk Bürosu veri sorumlusu olarak kabul edilmekle birlikte Kurul tarafından 6698 sayılı Kanunun 16. maddesi uyarınca alınan 2018/32 sayılı 15.05.2018 tarihli karar ile 1136 sayılı Avukatlık Kanunu uyarınca faaliyet gösteren avukatların Veri Sorumluları Siciline kayıt zorunluluğundan istisna olduğu da hatırlatılır.
2) Kişisel Verilerin İşlenmesinde Genel İlkeler
KVKK m.3/I(e) çerçevesinde kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi kişisel veriler üzerinde gerçekleştirilebilecek her türlü işlem “veri işleme” kapsamına girmektedir.
ULUHAN kişisel verileri, aşağıda sayılan ilkelere uygun olarak işlemektedir:
· Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma,· Doğru ve gerektiğinde güncel olma,
- Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme,
· İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,
· İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.
Bu kapsamda Veri Sorumlusu sıfatı ile ULUHAN’a ait internet siteleri ve bunlarla sınırlı olmamak üzere her türlü kanallar aracılığı ile yazılı, sözlü veya elektronik ortamda; KVKK ve sair mevzuat kapsamında elde edilen kişisel ve/veya özel nitelikli kişisel verileriniz; KVKK’nda öngörülen şekillerde elde edilebilir, kaydedilebilir, saklanabilir, depolanabilir, muhafaza edilebilir, değiştirilebilir, hukuki ve kanuni sebeplerle ya da ULUHAN tarafından meşru menfaatler doğrultusunda uygun görülen diğer kişilerle ve/veya paylaşılabilir ve işlenebilir.
3) ULUHAN tarafından İşlenen Veriler
ULUHAN, veri sahibinin açık rızasıyla veya KVKK 5 ve 6’ncı maddelerinde öngörülen hallerde açık rıza olmaksızın genel ve özel nitelikli kişisel verileri işleyebilmektedir.
Mevzuat ışığında ve Aydınlatma Metninde yer alan esaslar ve ULUHAN’ın meşru menfaati doğrultusunda işlenebilecek kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel veriler aşağıda yer almaktadır:
Kişisel Veriler:
Ad, Soyad, Doğum Tarihi, Doğum Yeri, TC Kimlik Numarası, Uyruk,
Adres Bilgileri,
Sürücü Belgesine ilişkin bilgiler,
Askerlik ve Seyahat Engel bilgisi,
Eğitim ve öğretim bilgileri,
İstihdam bilgileri(Özgeçmiş, Referans bilgileri),
Adli sicil bilgileri,
Sağlık bilgileri,
Mesleki. beceri ve diğer lisans ve izinlerle ilgili bilgiler,
E-posta ve bilgi sistemleri hizmetleri kullanım kayıtları,
SGK Kayıt Bilgileri(işe giriş olması halinde)
Özel Nitelikli Kişisel Veriler:
-Uyruk -Sağlık verileri -Biyometrik veriler -Adli sicil bilgileri ve devam eden dava bilgileri
4) Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu 5 ve 6. Maddesi kapsamında aşağıda belirttiğimiz Avukatlık Büromuz amaçlarımızı, ilgili amaçlar ile sınırlı olmak kaydı ile gerçekleştirebilmek için veri toplamakta ve işlenmekteyiz. Bunlar;
· Avukatlık büromuzun iş koşulları için gerekli olan eğitim, sağlık, nitelik ve becerilerin tespiti ve değerlendirilmesi,
- Talep edilen pozisyona uygunluğun değerlendirilmesi,
· Referans gösterilen kişilerle bilgilerin teyidi için iletişime geçilmesi,
· Kurum kültürü ve teamüllerine uyum sağlama eğilimlerinin belirlenmesi,
- İletişimin sağlanması,
· İş görüşmesinin olumsuz sonuçlanması durumunda ilerleyen dönemlerde oluşabilecek uygun pozisyonlar için değerlendirilmesi,
- Ücret bilgi ve skalasının belirlenmesi,
· Avukatlık büromuzun İnsan Kaynakları politika ve süreçlerinin planlanması ve yürütülmesi
5) Kişisel Verilerinizin Amaçları Dahilinde Aktarılması
Kişisel verileriniz ve özel nitelikli kişisel veriler kapsamına giren verileriniz, yukarıda belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi ile sınırlı olmak üzere gizlilik taahhütnamesi ile anlaşma yapılmış olan insan kaynakları ofisleri ile Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen şartlara uygun olarak aktarılabilecek ve aktarım yapılan bu kuruluşlar tarafından da verileriniz işlenebilecektir.
6) Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi
Kişisel veriler, Avukatlık Büromuz tarafından kişisel veri sahiplerine açıkça ve anlaşılabilir bir şekilde sözlü, yazılı ve/veya elektronik bilgilendirmede bulunularak ve gerektiğinde açık rızaları alınarak sözlü, yazılı ve/veya elektronik yollarla, hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak, yukarıda açıkça belirtilen meşru amaçlarla bağlantılı ve sınırlı olmak kaydıyla, Avukatlık Büromuzun meşru çıkarları doğrultusunda ölçülülük prensibi çerçevesinde toplanmakta, kullanılmakta, kaydedilmekte, depolanmakta ve işlenmektedir.
Kişisel verilerinizin Avukatlık Büromuz tarafından, bu aydınlatma metninde belirtilen amaçlar dışında işlenmeyeceğini, yurt içinde ve yurt dışında bulunan 3. kişilere aktarılmayacağını ve saklanmayacağını temin ederiz.
7) Kişisel Veri Sahibinin Kanun’un 11. maddesinde Sayılan Hakları
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu 11. Maddesi uyarınca herkes, veri sorumlusuna başvurarak kendisiyle ilgili;
a) Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
b) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
c) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
d) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
e) 7.ci maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
ğ) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme, haklarına sahiptir.
İlgi Kişinin Hakları Çerçevesinde Başvuru Yöntemleri
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu 13. Maddesinin 1. fıkrası gereğince, yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak ile ilgili talebinizi, 10 Mart 2018, 30356 Sayılı yayımlanmış “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ” istinaden aşağıdaki yöntemler ve bilgiler ile gerçekleştirebilirsiniz.
Başvuru içeriğinde gerekli bilgiler;
1. Başvuru sahibinin, Ad, Soyad bilgisi.
2. Başvuru sahibi Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı ise TC Kimlik Numarası eğer değil ise Uyruğu ile birlikte Pasaport numarası veya var ise Kimlik numarası.
3. Başvuru sahibinin, Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi.
4. Başvuru sahibinin bildirime esas elektronik posta adresi, telefon veya faks.
5. Başvuru sahibinin, Talep konusu.
6. Başvuru sahibinin talep konusuna istinaden bilgi ve belgeler.
Başvuru Yöntemleri;
1. Başvuru sahibi, şahsen yukarıda belirtilen ULUHAN’a ait posta adresine kapalı zarf ve zarfın üzerine “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Gereği Bilgi Talebi” notu ile birlikte tutanak karşılığı elden teslimat yapabilir.
2. Başvuru sahibi, Noter aracılığı ile yukarıda belirtilen ULUHAN’a ait posta adresine tebligat gönderebilir. Tebligat zarfı üzerine mutlaka “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Gereği Bilgi Talebi” notu ibaresi eklenmelidir.
3. 5070 Sayılı Elektronik imza kanununda tanımlı olan “Güvenli Elektronik İmza” ile başvuru sahibi Büromuza Kayıtlı Elektronik Posta “ bilgi@uluhan.av.tr” adresine konu kısmına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Gereği Bilgi Talebi” notu ile başvuru yapabilir.
8) Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi Veya Anonim Hâle Getirilmesi
ULUHAN kişisel verilerin imhasında KVKK’na uygun olarak silme, yok etme ve anonimleştirme yöntemlerini kullanmaktadır:
· Silme yöntemi olarak; veri tabanından komutla silme işlemi uygulanmaktadır.
· Yok etme yöntemi olarak; kağıt ortamında bulunan veriler fiziksel olarak imha edilmektedir.
· Anonimleştirme yöntemi olarak ise; maskeleme işlemi uygulanmakta ve kişisel veri sahibinin tanımlanmasını sağlayan isim, TC Kimlik No vb bilginin çıkartılması yoluyla kişisel veri sahibinin tanınmasının imkansız olduğu bir veri setine dönüştürülmesi sağlanmaktadır.
ULUHAN gerektiği koşullarda kendisi adına dijital ortamda saklanan kişisel verilerin yok edilmesi için bir uzman ile anlaşabilmektedir. Bu durumda, kişisel veriler bu konuda uzman olan kişi tarafından geri getirilemez, tekrar kullanılamaz, erişilemez ve güvenli olarak yok edilir.
This Clarification Text has been prepared pursuant to the Personal Data Protection Law No. 6698 (“Law”) by Uluhan Law Office (“ULUHAN”) (Tel: 0232 486 41 43), operating at Mansuroğlu Mahallesi 1593/1 Sokak Gültekinler Sitesi No:3 Floor:6 Apartment:15, in its capacity as the data controller, for the purpose of informing data subjects regarding the procedures and principles concerning the processing of personal data and special categories of personal data obtained from data subjects.
DEFINITIONS
Explicit Consent
Consent relating to a specific matter, based on being informed and expressed through free will.
Personal Data
Any information relating to an identified or identifiable natural person.
Processing of Personal Data
Any operation performed on personal data such as obtaining, recording, storing, preserving, altering, reorganizing, disclosing, transferring, taking over, making available, classifying, or preventing the use of personal data, whether fully or partially by automatic means or by non-automatic means provided that it forms part of any data recording system.
Special Categories of Personal Data
Data relating to race, ethnic origin, political opinion, philosophical belief, religion, sect or other beliefs, appearance and clothing, membership in associations, foundations or trade unions, health, sexual life, criminal convictions and security measures, as well as biometric and genetic data.
Data Subject
The natural person whose personal data is processed.
Data Controller (Uluhan)
The natural or legal person who determines the purposes and means of processing personal data and manages the place where the data is systematically kept (data recording system).
1) Information About the Data Controller
Your personal data obtained through the website and your data falling within the scope of special categories of personal data shared with us during job applications may be processed by ULUHAN within the scope and purposes specified below pursuant to the Law. Although Uluhan Law Office is considered a data controller within the scope of the Law, it is also reminded that attorneys practicing pursuant to Attorneyship Law No. 1136 are exempt from the obligation to register with the Data Controllers Registry pursuant to the Board’s decision dated 15.05.2018 and numbered 2018/32, issued under Article 16 of Law No. 6698.
2) General Principles Regarding the Processing of Personal Data
Within the framework of Article 3/I(e) of the Personal Data Protection Law, any operation performed on personal data such as obtaining, recording, storing, preserving, altering, reorganizing, disclosing, transferring, taking over, making available, classifying, or preventing the use of personal data, whether fully or partially by automatic means or by non-automatic means provided that it forms part of any data recording system, falls within the scope of “data processing”.
ULUHAN processes personal data in accordance with the following principles:
· Compliance with the law and rules of honesty,
· Being accurate and, where necessary, up to date,
Processing for specific, explicit, and legitimate purposes,
· Being relevant, limited, and proportionate to the purposes for which they are processed,
· Retention for the period stipulated by applicable legislation or necessary for the purpose for which they are processed.
In this context, through ULUHAN’s websites and all other channels, including but not limited to these, in written, verbal, or electronic environments, your personal and/or special categories of personal data obtained within the scope of the Personal Data Protection Law and other legislation may be obtained, recorded, stored, preserved, altered, shared and/or processed with other persons deemed appropriate for legal and statutory reasons or in line with legitimate interests by ULUHAN, in accordance with the methods prescribed under the Law.
3) Data Processed by ULUHAN
ULUHAN may process general and special categories of personal data with the explicit consent of the data subject or without explicit consent in cases stipulated under Articles 5 and 6 of the Personal Data Protection Law.
Personal data and special categories of personal data that may be processed in light of the legislation, the principles contained in this Clarification Text, and ULUHAN’s legitimate interests are listed below:
Personal Data:
Name, Surname, Date of Birth, Place of Birth, Turkish Identification Number, Nationality,
Address Information,
Information regarding Driver’s License,
Military Service and Travel Restriction Information,
Education and Training Information,
Employment Information (CV, Reference Information),
Criminal Record Information,
Health Information,
Information regarding professional skills and other licenses and permits,
E-mail and information systems service usage records,
Social Security Institution (SGK) Registration Information (in case of employment).
Special Categories of Personal Data:
- Nationality
- Health data
- Biometric data
- Criminal record information and ongoing litigation information
4) Purposes of Processing Personal Data
Within the scope of Articles 5 and 6 of the Personal Data Protection Law, our Law Office collects and processes data in order to fulfill the purposes stated below, limited to the relevant purposes. These are:
· Determination and evaluation of education, health, qualifications, and skills required for the working conditions of our Law Office,
Evaluation of suitability for the requested position,
· Contacting references to verify information,
· Determining tendencies to adapt to institutional culture and practices,
Ensuring communication,
· Evaluation for suitable positions that may arise in the future in case the job interview results negatively,
Determination of salary information and scale,
· Planning and execution of our Law Office’s Human Resources policies and processes.
5) Transfer of Your Personal Data Within the Scope of Its Purposes
Your personal data and data falling within the scope of special categories of personal data may be transferred, limited to the realization of the above-mentioned purposes, to human resources offices with which confidentiality agreements have been concluded, in accordance with the conditions specified in Articles 8 and 9 of the Law, and your data may also be processed by these recipient organizations.
6) Method and Legal Grounds for Collecting Personal Data
Personal data is collected, used, recorded, stored, preserved, and processed by our Law Office by providing personal data subjects with clear and understandable verbal, written, and/or electronic information and, where necessary, obtaining their explicit consent through verbal, written, and/or electronic means, in compliance with the law and rules of honesty, provided that it is related to and limited to the legitimate purposes clearly stated above, and within the framework of the principle of proportionality in line with the legitimate interests of our Law Office.
We assure you that your personal data will not be processed by our Law Office for purposes other than those specified in this clarification text and will not be transferred to or stored by third parties located domestically or abroad.
7) Rights of the Personal Data Subject Listed Under Article 11 of the Law
Pursuant to Article 11 of the Personal Data Protection Law, everyone has the right to apply to the data controller regarding themselves and:
a) Learn whether personal data is being processed,
b) Request information if their personal data has been processed,
c) Learn the purpose of processing personal data and whether they are used in accordance with such purpose,
ç) Know the third parties to whom personal data is transferred domestically or abroad,
d) Request correction if personal data has been processed incompletely or inaccurately,
e) Request deletion or destruction of personal data within the framework of the conditions stipulated under Article 7,
f) Request notification of the transactions carried out pursuant to subparagraphs (d) and (e) to third parties to whom personal data has been transferred,
g) Object to the occurrence of a result against the person through the analysis of processed data exclusively by automated systems,
ğ) Request compensation for damages in case of suffering damage due to unlawful processing of personal data.
Application Methods Within the Scope of the Rights of the Relevant Person
Pursuant to paragraph 1 of Article 13 of the Personal Data Protection Law, you may submit your requests regarding the exercise of the above-mentioned rights through the following methods and information pursuant to the “Communiqué on the Procedures and Principles of Application to the Data Controller” published on 10 March 2018, numbered 30356.
Required information in the application:
1. Name and surname of the applicant.
2. Turkish Identification Number if the applicant is a citizen of the Republic of Türkiye; if not, nationality together with passport number or identification number, if available.
3. Residential or workplace address of the applicant for notification purposes.
4. E-mail address, telephone, or fax number of the applicant for notification purposes.
5. Subject of the applicant’s request.
6. Information and documents related to the applicant’s request.
Application Methods:
1. The applicant may personally deliver the application by hand against a delivery record to the above-mentioned postal address of ULUHAN in a sealed envelope bearing the note “Information Request Pursuant to the Personal Data Protection Law”.
2. The applicant may send a notification through a Notary Public to the above-mentioned postal address of ULUHAN. The phrase “Information Request Pursuant to the Personal Data Protection Law” must be added on the notification envelope.
3. The applicant may apply to our Office’s Registered Electronic Mail address “bilgi@uluhan.av.tr” using a “Secure Electronic Signature” as defined under Electronic Signature Law No. 5070, with the subject line “Information Request Pursuant to the Personal Data Protection Law”.
8) Deletion, Destruction, or Anonymization of Personal Data
ULUHAN uses deletion, destruction, and anonymization methods in accordance with the Personal Data Protection Law for the disposal of personal data:
· As a deletion method, deletion from the database through commands is applied.
· As a destruction method, data available in paper format is physically destroyed.
· As an anonymization method, masking is applied, and information enabling identification of the personal data subject, such as name, Turkish Identification Number, etc., is removed to transform the data into a dataset where identification of the personal data subject becomes impossible.
Where necessary, ULUHAN may engage a specialist for the destruction of personal data stored digitally on its behalf. In such cases, personal data is securely destroyed by the specialist in a manner that makes it impossible to recover, reuse, or access.
